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- Grossista de bebidas · Bolonha
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O ponto de partida
- Estava tudo em folhas de Excel: entradas numa, encomendas noutra, entregas numa terceira. Somadas de maneiras diferentes, davam números diferentes.
- Para saber quantas caixas restavam de um vinho era preciso perguntar no armazém, ou confiar na memória de alguém.
- Nenhuma folha acompanhava lotes e validades: a mercadoria perto do fim da validade descobria-se na prateleira.
ExperimenteSistema de gestão para grossistas de bebidas
Dados inventados. Um só vinho, para ver a diferença: primeiro três folhas de Excel, depois o sistema.
Antes: três folhas de Excel
| Folha | Linha | Caixas |
|---|---|---|
| Entradas | Prosecco DOC | +24 |
| Encomendas | Bar Centrale | −6 |
| Entregas | Bar Centrale | −6 |
| Entradas | prosecco doc 75 | +12 |
| Encomendas | Trattoria Da Gino | −8 |
| Entregas | Hotel Arno | −5 |
Quantas caixas de Prosecco há?
Somando tudo, 11. Contando só as encomendas, 22. Contando só as entregas, 25.
E no armazém: «Umas vinte, acho eu.»
Com o sistema
Prosecco DOC, caixa de 6 garrafas
17 caixas em armazém
- Lote A: 5 caixas, expira dentro de 2 mesessai primeiro
- Lote B: 12 caixas, expira dentro de 8 meses
O sistema avisa a cinco, três e um mês do fim da validade.
Com o sistema, uma encomenda de 6 caixas tira 5 do lote A, que expira primeiro, e 1 do lote B. A guia de remessa fica pronta a imprimir e restam 11 caixas em armazém.
O que o sistema faz
- Encomendas com o preço certo já lá dentro: levantamento ou entrega, escolhe o sistema, e caixas e garrafas convertem-se sozinhas
- A guia de remessa numerada fica pronta a imprimir assim que a encomenda é feita, e o stock atualiza-se sozinho
- Cada entrada com o seu lote e a sua validade: sai primeiro o que expira primeiro, com avisos a cinco, três e um mês
- O que os clientes devem, o que se deve aos fornecedores e relatórios de vendas, compras, margens e stock
Como o fizemos
- Um sistema escrito para quem vende bebidas a cafés, restaurantes e hotéis, com artigos, clientes e fornecedores retirados dos seus dados.
- Cada movimento de armazém fica escrito e pode ser seguido: entrada, venda, quebra no transporte, mercadoria fora de validade ou molhada.
- O inventário faz-se a contar as prateleiras: a diferença com o sistema passa a ser um movimento registado, não uma correção à mão.
- Três perfis: o fiel de armazém vê entradas e stock, o vendedor clientes e recebimentos. Margens e relatórios só o dono os vê.
O que se pode verificar
- Em uso desde agosto de 2026, num servidor nosso que guarda uma cópia da base de dados a cada hora.